Bokningssystem för tandvård med AI-receptionist
Onlinebokning över kliniker och stolar, påminnelser och kallelser mot uteblivna besök och en AI-receptionist i telefon som lämnar över till ditt team.
Ett exempel på hur vi skulle bygga det här för ett företag i den här nischen: planen, arkitekturen och målen vi skulle utgå från. Inte en berättelse om en specifik kund.
- Mål
- –25%
- andel uteblivna besök inom sex månader efter lansering
- Mål
- 30%
- av nya bokningar görs online, inom sex månader efter lansering
- Mål
- –50%
- obesvarade samtal vid topptider, tre månader efter att telefonagenten har gått live
Vem det här är för
Tänk dig en regional kedja med 12 tandvårdskliniker och några fysioterapimottagningar, där receptionerna tar hundratals samtal om dagen och de flesta bokningar fortfarande görs per telefon. Uteblivna besök gör att dyra behandlingsstolar står tomma, sexmånaderskallelserna går ut för sent och de som ringer ger upp under morgonrusningen. Målet är onlinebokning på alla mottagningar, färre tomma stolar och en AI-receptionist som sköter enkla ombokningar och samtal som receptionen inte hinner ta, medan allt kliniskt går vidare till en människa.
Därför är det svårt
- Tillgängligheten beror på mer än en kalender: rätt stol, behandlare, utrustning i rummet och tidslängd för varje behandlingstyp.
- Journalsystemet förblir sanningskällan, men många har bara begränsade eller skrivskyddade API:er, vilket gör dubbelbokningar till en verklig risk.
- Uteblivna besök kostar mest på långa tider som implantat- eller rotbehandlingar, och en generisk sms-påminnelse gör inte mycket för att förhindra dem.
- Telefontrycket är som störst när kliniken öppnar och över lunch – precis när receptionen är upptagen med att ta emot patienter.
- Hälsodeklarationer och samtyckesblanketter finns fortfarande på papper eller som PDF:er, och de måste vara aktuella innan behandlingen börjar.
Det här skulle vi bygga
Onlinebokning för flera kliniker
Patienten väljer behandling, klinik och tid, eller bokar en hel serie fysioterapibesök på en gång. Bokningsmotorn kontrollerar regler för stol, behandlare och rum och skriver varje bokning direkt i journalsystemet, inte i en parallell kalender.
Påminnelser, bekräftelser & väntelista
Påminnelser via sms och e-post där patienten bekräftar eller bokar om med ett tryck, valfri handpenning för långa tider och lediga tider som automatiskt erbjuds patienter på väntelistan.
Kallelser
Kallelser till undersökning och tandhygienist utifrån varje patients senaste besök och revisionsintervall, som skickas i omgångar som receptionen kan granska först.
AI-receptionist i telefon
Svarar när receptionen inte hinner och utanför öppettiderna, identifierar patienten och bokar, flyttar eller avbokar tider. Allt kliniskt eller oklart går till personalen med en sammanfattning av samtalet, och akuta samtal följer klinikens egen rutin för akutfall.
Digital hälsodeklaration & samtycke
Hälsodeklaration, mediciner, allergier och samtycke till behandling fylls i på patientens mobil före besöket och sparas sedan i patientjournalen.
Dashboard för kedjan
Stolsbeläggning, uteblivna besök, svar på kallelser och utfall av samtal per klinik, så att cheferna kan jämföra mottagningar och justera reglerna.
Arkitektur
Från människorna som använder lösningen ner till hårdvaran och tredjepartssystemen den pratar med.
- Appar
- Webbapp för patientbokning
- Receptionskonsol
- Dashboard för kedjeledningen
- Plattform
- Motor för schemaläggning & regler
- Påminnelser, kallelser & väntelista
- Formulär & samtycken
- Granskningslogg
- Röst & AI
- Tal till text & text till tal
- LLM-agent med verktyg enbart för bokning
- Överlämning till personal med samtalssammanfattning
- Samtalsloggar för granskning
- Integrationer
- Journalsystem
- Klinikens telefonsystem (SIP)
- Sms- & e-postgateway
- Betalleverantör för handpenning
Leveransplan
Samma fyra faser som i alla våra projekt – se hur vi arbetar.
- Vecka 1–3
Discovery
Vi följer receptionen på två kliniker, sorterar några veckors samtalsloggar efter ärende och testar vad journalsystemets API faktiskt kan läsa och skriva.
- Vecka 4–6
Design & arkitektur
Bokningsregler per behandling och klinik, patientflöden och röstagentens mandat: vilka samtal den får hantera och exakt när den lämnar över.
- Vecka 7–18
Utveckling
Bokning och påminnelser går live på en pilotklinik först, sedan kallelser och hälsodeklarationer. Telefonagenten börjar med samtal utanför öppettiderna innan den tar över samtal dagtid som receptionen inte hinner med.
- Vecka 19–20
Lansering & överlämning
Utrullning klinik för klinik, utbildning av receptionen, veckovis genomgång av de samtal agenten har lämnat vidare och överlämning av kod, promptar och driftinstruktioner.
Teamet
- Tech lead med produktfokus
- Fullstackutvecklare
- Utvecklare för röst-AI
- UX/UI-designer
- QA-ingenjör
Regelefterlevnad & säkerhet
- Hälsodeklarationer och behandlingsuppgifter är uppgifter om hälsa enligt artikel 9 i GDPR; de stannar i journalsystemet där det går, och bokningslagret lagrar bara det som behövs.
- Inspelning och AI-transkribering av samtal kräver tydlig information i början av varje samtal och överenskomna lagringstider; vi skulle bekräfta den rättsliga grunden med ditt dataskyddsombud.
- Enligt transparensreglerna i EU:s AI-förordning bör de som ringer få veta att de pratar med en AI. En agent som bara bokar är sannolikt inte högrisk, men vi skulle se över klassificeringen om dess uppdrag växer.
- Programvara som bedömer symtom kan räknas som en medicinteknisk produkt enligt EU:s MDR, så agenten gör ingen triage och ger inga kliniska råd.
Teknikstack
- TypeScript
- Next.js
- NestJS
- PostgreSQL
- Redis
- SIP / WebRTC
- Streaming speech-to-text & TTS
- LLM with tool calling
- OpenTelemetry
- AWS (EU region)
Frågor vi ofta får
Fungerar det med vårt journalsystem?
Det beror på vad ditt system tillåter: vissa har fullständiga API:er för läsning och skrivning, andra bara läsåtkomst eller ett partnerprogram, och några kräver en synkagent på en server på kliniken. Vi skulle testa ditt system under discoveryfasen och utforma bokningsflödet efter vad det säkert klarar, i stället för att hålla en andra kalender som glider isär.
Vad händer om AI-receptionisten gör fel?
Uppdraget är medvetet snävt: identifiera patienten, boka, flytta eller avboka tider och svara på praktiska frågor. Allt som är kliniskt, känslomässigt eller oklart går till en människa med en sammanfattning, och varje samtal loggas så att teamet kan granska det och skärpa reglerna.
Måste patienterna ladda ner en app?
Nej. Bokning, påminnelser och hälsodeklarationer fungerar i webbläsaren via en länk i sms eller e-post. En app är ett tillval för kedjor som vill ha en.
Tjänsterna bakom den här blueprinten
Läs mer om branschen Hälso- och sjukvård.
Bygger du något liknande?
30 minuter med utvecklarna som skulle bygga det. Vi prövar planen mot din situation: omfattning, integrationer och budget.