Plataforma de citas dentales con recepcionista IA
Citas online por clínica y sillón, recordatorios y revisiones para reducir ausencias, y un recepcionista telefónico con IA que deriva a tu equipo.
Un ejemplo de cómo lo desarrollaríamos para una empresa de este nicho: el plan, la arquitectura y los objetivos de los que partiríamos. No es la historia de un cliente concreto.
- Objetivo
- –25%
- tasa de ausencias en los seis meses siguientes al lanzamiento
- Objetivo
- 30%
- de las citas nuevas hechas online, en los seis meses siguientes al lanzamiento
- Objetivo
- –50%
- llamadas sin atender en horas punta, tres meses después de que arranque el agente telefónico
Para quién es
Imagina un grupo regional de 12 clínicas dentales con algunos centros de fisioterapia, donde las recepciones atienden cientos de llamadas al día y la mayoría de las citas se siguen dando por teléfono. Las ausencias dejan parados sillones caros, los avisos de revisión semestral salen tarde y quien llama acaba colgando en el pico de la mañana. El objetivo es la reserva online en todos los centros, menos sillones vacíos y un recepcionista IA que gestione los cambios de cita sencillos y las llamadas que desbordan a recepción, y que pase cualquier asunto clínico a una persona.
Qué lo complica
- La disponibilidad no depende solo de una agenda: hacen falta el sillón, el profesional, el equipamiento de la sala y la duración de cita adecuados para cada tipo de tratamiento.
- El software de gestión clínica sigue siendo la fuente de verdad, pero muchos ofrecen APIs limitadas o de solo lectura, lo que convierte las citas duplicadas en un riesgo real.
- Las ausencias duelen más en las citas largas, como las de implantes o endodoncias, y un recordatorio genérico por SMS apenas las evita.
- Las llamadas se disparan a la hora de apertura y a mediodía, justo cuando el personal de recepción está ocupado atendiendo a los pacientes que llegan.
- Los antecedentes médicos y los consentimientos siguen en papel o en PDF, y tienen que estar al día antes de empezar el tratamiento.
Qué desarrollaríamos
Citas online multicentro
Los pacientes eligen tratamiento, clínica y hora, o reservan de una vez toda una serie de sesiones de fisioterapia. El motor comprueba las reglas de sillones, profesionales y salas y registra cada cita en el software de gestión clínica, no en una agenda paralela.
Recordatorios, confirmaciones y lista de espera
Recordatorios por SMS y email para confirmar o cambiar la cita con un solo toque, señales opcionales para las citas largas y huecos liberados que se ofrecen automáticamente a los pacientes en lista de espera.
Campañas de revisión
Avisos de revisión y de higiene según la última visita de cada paciente y su intervalo de revisión, enviados por lotes que recepción puede comprobar antes.
Recepcionista telefónico con IA
Atiende las llamadas que desbordan a recepción y las que llegan fuera del horario de apertura, identifica al paciente y da, cambia o anula citas. Cualquier asunto clínico o dudoso pasa al personal con un resumen de la llamada, y las urgencias siguen el protocolo de emergencias de la propia clínica.
Admisión y consentimientos digitales
Antecedentes médicos, medicación, alergias y consentimiento del tratamiento, cumplimentados en el móvil del paciente antes de la visita y archivados después en su ficha.
Panel del grupo
Ocupación de sillones, ausencias, respuesta a las revisiones y resultado de las llamadas por clínica, para que los responsables comparen centros y ajusten las reglas.
Arquitectura
Desde las personas que lo usan hasta el hardware y los sistemas de terceros con los que se comunica.
- Apps
- App web de citas para pacientes
- Consola de recepción
- Panel de dirección del grupo
- Plataforma
- Motor de agenda y reglas
- Recordatorios, revisiones y lista de espera
- Formularios y consentimientos
- Registro de auditoría
- Voz e IA
- Voz a texto y texto a voz
- Agente LLM con herramientas solo de citas
- Derivación al personal con resumen de la llamada
- Registro de llamadas para revisión
- Integraciones
- Software de gestión clínica
- Centralita de la clínica (SIP)
- Pasarela de SMS y email
- Proveedor de pagos para señales
Plan de entrega
Las mismas cuatro fases que en todos nuestros proyectos: descubre cómo trabajamos.
- Semanas 1–3
Discovery
Observar las recepciones de dos clínicas, clasificar por motivo varias semanas de registros de llamadas y probar qué puede leer y escribir de verdad la API del software de gestión clínica.
- Semanas 4–6
Diseño y arquitectura
Reglas de citas por tratamiento y clínica, flujos del paciente y el alcance del agente de voz: qué llamadas puede atender y en qué momento exacto deriva.
- Semanas 7–18
Desarrollo
Las citas y los recordatorios arrancan primero en una clínica piloto; después llegan las revisiones y los formularios de admisión. El agente telefónico empieza con las llamadas fuera del horario de apertura antes de asumir el desbordamiento diurno.
- Semanas 19–20
Lanzamiento y traspaso
Despliegue clínica a clínica, formación de recepción, revisión semanal de las derivaciones del agente y traspaso del código, los prompts y los runbooks.
El equipo
- Tech lead con visión de producto
- Ingenieros full-stack
- Ingeniero de IA de voz
- Diseñador UX/UI
- Ingeniero de QA
Cumplimiento y seguridad
- Los antecedentes médicos y los detalles de los tratamientos son datos de salud del art. 9 del RGPD; se quedan en el software de gestión clínica siempre que sea posible, y la capa de citas solo guarda lo que necesita.
- La grabación de llamadas y la transcripción con IA requieren un aviso claro al inicio de cada llamada y unos plazos de conservación acordados; confirmaríamos la base jurídica con tu delegado de protección de datos (DPD).
- Según las normas de transparencia del Reglamento Europeo de IA, quien llama debería saber que está hablando con una IA. Es poco probable que un agente que solo gestiona citas sea de alto riesgo, pero revisaríamos la clasificación si su alcance crece.
- Un software que evalúa síntomas podría considerarse producto sanitario según el Reglamento europeo de productos sanitarios (MDR), así que el agente no hace triaje ni da consejo clínico.
Stack tecnológico
- TypeScript
- Next.js
- NestJS
- PostgreSQL
- Redis
- SIP / WebRTC
- Streaming speech-to-text & TTS
- LLM with tool calling
- OpenTelemetry
- AWS (EU region)
Preguntas habituales
¿Funcionará con nuestro software de gestión clínica?
Depende de lo que permita tu sistema: algunos ofrecen APIs completas de lectura y escritura, otros solo acceso de lectura o un programa de partners, y unos pocos necesitan un agente de sincronización en un servidor de la clínica. Probaríamos el tuyo en la fase de Discovery y diseñaríamos el flujo de citas en torno a lo que admite de forma segura, en lugar de mantener una segunda agenda que acaba desincronizada.
¿Y si el recepcionista IA se equivoca?
Su alcance es deliberadamente limitado: identificar al paciente, dar, cambiar o anular citas y responder preguntas prácticas. Cualquier asunto clínico, emocional o dudoso pasa a una persona con un resumen, y cada llamada queda registrada para que el equipo pueda revisarla y ajustar las reglas.
¿Los pacientes tienen que descargarse una app?
No. Las citas, los recordatorios y los formularios de admisión funcionan en el navegador desde un enlace por SMS o email. La app es opcional para los grupos que la quieran.
Servicios detrás de este blueprint
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