Zahnarzt-Terminbuchung mit KI-Telefonassistent
Online-Terminbuchung für alle Praxen und Behandlungsstühle, Erinnerungen und Recalls gegen No-Shows – plus KI-Telefonassistent mit Übergabe ans Team.
Ein Beispiel dafür, wie wir das für ein Unternehmen in dieser Nische umsetzen würden: der Plan, die Architektur und die Zielwerte, mit denen wir starten würden. Keine Geschichte eines bestimmten Kunden.
- Zielwert
- –25%
- No-Show-Quote innerhalb von sechs Monaten nach dem Launch
- Zielwert
- 30%
- der Neubuchungen online, innerhalb von sechs Monaten nach dem Launch
- Zielwert
- –50%
- unbeantwortete Anrufe zu Spitzenzeiten, drei Monate nach dem Start des KI-Telefonassistenten
Für wen das gedacht ist
Stellen Sie sich eine regionale Gruppe aus 12 Zahnarztpraxen und einigen Physiotherapiepraxen vor, an deren Empfang täglich Hunderte Anrufe eingehen und in der die meisten Termine noch telefonisch vereinbart werden. No-Shows lassen teure Behandlungsstühle leer stehen, halbjährliche Recalls gehen zu spät raus, und Anrufer geben im morgendlichen Ansturm auf. Ziel ist eine Online-Terminbuchung für alle Standorte, weniger leere Stühle und ein KI-Telefonassistent, der einfache Umbuchungen und Überlaufanrufe übernimmt und alles Medizinische an einen Menschen weitergibt.
Was es schwierig macht
- Verfügbarkeit hängt von mehr ab als nur vom Kalender: vom passenden Stuhl, vom Behandler, von der Ausstattung des Raums und von der Terminlänge je Behandlungsart.
- Das Praxisverwaltungssystem bleibt die maßgebliche Datenquelle, doch viele Systeme bieten nur eingeschränkte oder reine Lese-APIs – Doppelbuchungen sind damit ein echtes Risiko.
- No-Shows schmerzen am meisten bei langen Terminen wie Implantationen oder Wurzelbehandlungen, und eine generische SMS-Erinnerung verhindert sie kaum.
- Die Anrufspitzen liegen bei Praxisöffnung und über Mittag – genau dann, wenn das Empfangsteam damit beschäftigt ist, Patienten einzuchecken.
- Anamnese- und Einwilligungsbögen liegen noch auf Papier oder als PDF vor, und sie müssen vor Behandlungsbeginn aktuell sein.
Was wir entwickeln würden
Online-Terminbuchung für alle Standorte
Patienten wählen Behandlung, Praxis und Uhrzeit oder buchen eine ganze Serie von Physiotherapie-Terminen auf einmal. Die Engine prüft die Regeln für Stuhl, Behandler und Raum und schreibt jede Buchung ins Praxisverwaltungssystem – nicht in einen Parallelkalender.
Erinnerungen, Bestätigungen & Warteliste
Erinnerungen per SMS und E-Mail mit Bestätigen oder Verschieben per Fingertipp, optionale Anzahlungen für lange Termine und frei gewordene Termine, die automatisch Patienten auf der Warteliste angeboten werden.
Recall-Kampagnen
Recalls für Kontrolluntersuchungen und Prophylaxe auf Basis des letzten Besuchs und des Recall-Intervalls jedes Patienten – versendet in Stapeln, die der Empfang vorher prüfen kann.
KI-Telefonassistent
Nimmt Überlaufanrufe und Anrufe außerhalb der Öffnungszeiten an, identifiziert den Patienten und bucht, verschiebt oder storniert Termine. Alles Medizinische oder Unklare geht mit einer Gesprächszusammenfassung ans Team, und dringende Anrufe folgen dem Notfallweg der jeweiligen Praxis.
Digitale Anamnese & Einwilligung
Anamnese, Medikation, Allergien und Einwilligung in die Behandlung füllen Patienten vor dem Termin auf dem eigenen Handy aus; danach landet alles in der Patientenakte.
Dashboard für die Praxisgruppe
Stuhlauslastung, No-Shows, Rücklauf auf Recalls und Anrufergebnisse pro Praxis, damit die Leitung Standorte vergleichen und die Regeln anpassen kann.
Architektur
Von den Menschen, die es nutzen, bis hinunter zur Hardware und zu den Drittsystemen, mit denen es kommuniziert.
- Apps
- Web-App zur Terminbuchung für Patienten
- Konsole für den Empfang
- Management-Dashboard für die Gruppe
- Plattform
- Terminplanung & Regel-Engine
- Erinnerungen, Recalls & Warteliste
- Formulare & Einwilligungen
- Audit-Log
- Sprache & KI
- Speech-to-Text & Text-to-Speech
- LLM-Agent mit reinen Buchungs-Tools
- Übergabe ans Team mit Gesprächszusammenfassung
- Anrufprotokolle zur Prüfung
- Integrationen
- Praxisverwaltungssystem
- Telefonanlage der Praxis (SIP)
- SMS- & E-Mail-Gateway
- Zahlungsanbieter für Anzahlungen
Umsetzungsplan
Dieselben vier Phasen wie bei jedem unserer Projekte – so arbeiten wir.
- Wochen 1–3
Discovery
Den Empfang in zwei Praxen begleiten, die Anrufprotokolle einiger Wochen nach Anliegen sortieren und testen, was die API des Praxisverwaltungssystems tatsächlich lesen und schreiben kann.
- Wochen 4–6
Design & Architektur
Buchungsregeln pro Behandlung und Praxis, Patientenabläufe und der Aufgabenbereich des KI-Telefonassistenten: welche Anrufe er übernehmen darf und wann genau er übergibt.
- Wochen 7–18
Umsetzung
Terminbuchung und Erinnerungen gehen zuerst in einer Pilotpraxis live, danach Recalls und Anamnesebögen. Der KI-Telefonassistent startet mit Anrufen außerhalb der Öffnungszeiten, bevor er tagsüber den Überlauf übernimmt.
- Wochen 19–20
Launch & Übergabe
Rollout Praxis für Praxis, Schulung des Empfangs, wöchentliche Auswertung der Übergaben durch den Agenten sowie Übergabe von Code, Prompts und Runbooks.
Das Team
- Tech Lead mit Produktverständnis
- Full-Stack-Entwickler
- Entwickler für Sprach-KI
- UX/UI-Designer
- QA-Engineer
Compliance & Sicherheit
- Anamnese und Behandlungsdetails sind Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO. Sie bleiben nach Möglichkeit im Praxisverwaltungssystem, und die Buchungsschicht speichert nur, was sie braucht.
- Gesprächsaufzeichnung und KI-Transkription erfordern einen klaren Hinweis zu Beginn jedes Anrufs und vereinbarte Aufbewahrungsfristen; die Rechtsgrundlage würden wir mit Ihrem Datenschutzbeauftragten klären.
- Nach den Transparenzpflichten der EU-KI-Verordnung (AI Act) sollten Anrufer erfahren, dass sie mit einer KI sprechen. Ein reiner Buchungsagent dürfte kaum als hochriskant gelten, doch wir würden die Einstufung prüfen, falls sein Aufgabenbereich wächst.
- Software, die Symptome bewertet, könnte nach der EU-Medizinprodukteverordnung (MDR) als Medizinprodukt gelten. Deshalb triagiert der Assistent nicht und gibt keine medizinischen Ratschläge.
Tech-Stack
- TypeScript
- Next.js
- NestJS
- PostgreSQL
- Redis
- SIP / WebRTC
- Streaming speech-to-text & TTS
- LLM with tool calling
- OpenTelemetry
- AWS (EU region)
Fragen, die wir oft hören
Funktioniert das mit unserem Praxisverwaltungssystem?
Das hängt davon ab, was Ihr System zulässt: Manche bieten vollständige Lese- und Schreib-APIs, manche nur Lesezugriff oder ein Partnerprogramm, und einige brauchen einen Sync-Agenten auf einem Server in der Praxis. Wir würden Ihr System in der Discovery-Phase testen und den Buchungsablauf auf das ausrichten, was es sicher unterstützt – statt einen zweiten Kalender zu führen, der mit der Zeit abweicht.
Was ist, wenn der KI-Telefonassistent etwas falsch macht?
Sein Aufgabenbereich ist bewusst eng gefasst: den Patienten identifizieren, Termine buchen, verschieben oder stornieren und praktische Fragen beantworten. Alles Medizinische, Emotionale oder Unklare geht mit einer Zusammenfassung an einen Menschen, und jeder Anruf wird protokolliert, damit das Team ihn prüfen und die Regeln nachschärfen kann.
Müssen Patienten eine App herunterladen?
Nein. Terminbuchung, Erinnerungen und Anamnesebögen funktionieren im Browser, über einen Link per SMS oder E-Mail. Eine App ist optional – für Gruppen, die eine möchten.
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