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    Alle Fallstudien
    BlueprintWärmepumpen- & PV-Fachbetriebe

    Außendienst-App für Wärmepumpen- & PV-Fachbetriebe

    Offline-fähige Vor-Ort-Aufnahme, Angebote, Checklisten zur Inbetriebnahme und Förderunterlagen für Wärmepumpen- und PV-Teams – plus Kundenportal.

    Ein Beispiel dafür, wie wir das für ein Unternehmen in dieser Nische umsetzen würden: der Plan, die Architektur und die Zielwerte, mit denen wir starten würden. Keine Geschichte eines bestimmten Kunden.

    Zielwert
    ≤ 2 Tage
    von der abgeschlossenen Aufnahme bis zum versendeten Angebot, innerhalb von drei Monaten nach dem Launch
    Zielwert
    –40%
    wegen fehlender Nachweise zurückgewiesene Förderanträge, im ersten Jahr
    Zielwert
    –25%
    Zweittermine wegen unvollständiger Aufnahmen, innerhalb von sechs Monaten nach dem Launch
    Die Ausgangslage

    Für wen das gedacht ist

    Nehmen wir einen typischen Fachbetrieb mit 20–60 Monteuren, die in einer Region Wärmepumpen und PV-Anlagen auf Dächern installieren und ihre Vor-Ort-Aufnahmen mit Papierformularen und Handyfotos erledigen, die in Gruppenchats landen. Angebote entstehen im Büro in Tabellen, und Förderanträge kommen wegen eines fehlenden Fotos oder einer fehlenden Seriennummer zurück. Ziel ist eine Außendienst-App mit Büroplattform, die einen Auftrag von der ersten Aufnahme bis zur Inbetriebnahme und zum Förderantrag trägt, ohne dass jemand etwas abtippen muss.

    Die Herausforderung

    Was es schwierig macht

    • Die Aufnahme für die Heizlastberechnung braucht Maße Raum für Raum, U-Werte von Wänden und Fenstern und die Größen der vorhandenen Heizkörper – ein vergessener Raum bedeutet eine zu klein ausgelegte Anlage oder einen zweiten Termin.
    • In Technikräumen, Kellern und auf Dachböden gibt es oft keinen Empfang, deshalb müssen Aufnahmen, Checklisten und Fotos offline erfasst werden und später verlustfrei synchronisieren.
    • Jedes Förderprogramm verlangt eigene Nachweise (Seriennummern, Vorher-nachher-Fotos, Inbetriebnahmewerte, unterschriebene Erklärungen) – in eigenem Format und mit eigener Frist.
    • Ein Auftrag geht vom Techniker für die Aufnahme über Planer, Installateur und Elektriker bis zum Inbetriebnehmer, und bei jeder Übergabe gehen Details verloren.
    • Beschwerden über die Leistung kommen Monate nach der Übergabe, und ohne die Daten des Geräts kann niemand einen Gerätedefekt von einer zu hoch eingestellten Vorlauftemperatur unterscheiden.
    Das Produkt

    Was wir entwickeln würden

    Vor-Ort-Aufnahme & Heizlastdaten

    Geführte Formulare Raum für Raum für Maße, U-Werte, vorhandene Heizflächen und Fotos – fehlende Angaben werden markiert, bevor der Techniker das Haus verlässt. Die Daten fließen in das Heizlast- oder Planungstool, das Sie bereits nutzen, statt es zu ersetzen.

    Angebotserstellung

    Macht aus der Aufnahme ein kalkuliertes Angebot auf Basis Ihres Produkt- und Leistungskatalogs – mit Optionen wie Gerätegröße oder Batteriespeicher, die Hauseigentümer online annehmen und elektronisch unterschreiben können.

    Einsatzplanung & Qualifikationen

    Die Disposition plant Montagetage, Teams und Material und berücksichtigt dabei Zertifizierungen, etwa wer bei Split-Geräten mit Kältemittel arbeiten darf.

    Checklisten für Montage & Inbetriebnahme

    Schritt-für-Schritt-Checklisten mit Pflichtfotos, Seriennummern-Scans und Messwerten wie Vorlauftemperaturen, Druckprüfungen und Wechselrichter-Einstellungen – alles auch offline.

    Unterlagen für Förderanträge

    Sammelt im Lauf des Auftrags die Nachweise, die das jeweilige Förderprogramm verlangt, und stellt ein einreichungsfertiges Paket zusammen – Lücken werden lange vor Fristende markiert.

    Kundenportal & Monitoring-Anbindung

    Hauseigentümer sehen Angebot, Montagetermin, Dokumente und Garantie an einem Ort. Wo ein Hersteller eine Cloud-API anbietet, können Gerätestatus und Fehlercodes automatisch Service-Tickets anlegen.

    Unter der Haube

    Architektur

    Von den Menschen, die es nutzen, bis hinunter zur Hardware und zu den Drittsystemen, mit denen es kommuniziert.

    1. Apps
      • Monteur-App (offline-fähig)
      • Web-App für die Planung im Büro
      • Kundenportal
    2. Plattform
      • Aufträge, Aufnahmen & Angebote
      • Formular- & Checklisten-Engine
      • Foto- & Dokumentenablage
      • Generator für Förderunterlagen
    3. Integrationen
      • Buchhaltung oder ERP
      • Anbieter für E-Signaturen
      • Export ins Heizlast-/Planungstool
      • Cloud-APIs der Hersteller
    4. Vor Ort
      • Wärmepumpen & Warmwasserspeicher
      • PV-Wechselrichter & Batteriespeicher
      • Bluetooth-Laserentfernungsmesser (optional)
      • Smartphones & Tablets der Monteure
    Der Plan

    Umsetzungsplan

    Dieselben vier Phasen wie bei jedem unserer Projekte – so arbeiten wir.

    1. Wochen 1–2

      Discovery

      Bei einer Vor-Ort-Aufnahme und einer Montage dabei sein, alle genutzten Formulare und Förder-Checklisten sammeln und erfassen, wo Auftragsdaten heute abgetippt werden.

    2. Wochen 3–4

      Design & Architektur

      Offline-Datenmodell und Sync-Regeln, Abläufe für Aufnahme und Checklisten, die Monteure auf ihren eigenen Handys testen, sowie der Plan für die Anbindung von Buchhaltung und Herstellern.

    3. Wochen 5–14

      Umsetzung

      Zuerst Aufnahme und Angebote, dann Montage-Checklisten und Förderunterlagen – ein Pilotteam nutzt jedes Release bei echten Aufträgen.

    4. Wochen 15–16

      Launch & Übergabe

      Rollout Team für Team, Übergabe der Formularvorlagen ans Büro, damit es sie ohne Entwickler anpassen kann, sowie Übergabe von Code und Infrastruktur.

    Das Team

    • Tech Lead mit Produktverständnis
    • Mobile-Entwickler (React Native)
    • Backend-Entwickler
    • UX/UI-Designer
    • QA-Engineer
    • Integrationsentwickler (anteilig)

    Compliance & Sicherheit

    • Angaben zu Hauseigentümern, Grundrisse und Fotos aus Wohnräumen sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO – jeweils mit klarem Zweck, eingeschränktem Zugriff und festgelegter Aufbewahrungsfrist.
    • Monitoring-Daten einer Wärmepumpe können verraten, wann jemand zu Hause ist. Der Zugriff sollte daher auf Einwilligung beruhen und auf Servicezwecke beschränkt sein.
    • Wärmepumpen mit fluorierten Kältemitteln fallen unter die EU-F-Gase-Verordnung. Die App kann Angaben zur zertifizierten Fachkraft, Kältemittelart und Füllmenge dokumentieren, die Zertifizierung selbst bleibt aber bei Ihrem Team.
    • Förderprogramme ändern ihre Nachweis- und Dokumentationsregeln häufig. Deshalb kann das Büro die Vorlagen selbst anpassen, und ältere Anträge behalten die Regeln, unter denen sie eingereicht wurden.

    Tech-Stack

    • React Native
    • TypeScript
    • SQLite
    • Node.js
    • PostgreSQL
    • Next.js
    • S3-compatible object storage
    • Docker
    • Azure or AWS

    Fragen, die wir oft hören

    Funktioniert die App auch im Keller oder auf dem Dachboden ohne Empfang?

    Ja, genau dafür würden wir sie standardmäßig auslegen. Aufnahmen, Checklisten und Fotos werden auf dem Handy gespeichert und synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht; ein klarer Hinweis zeigt, was noch nicht hochgeladen ist, sodass niemand raten muss, ob ein Auftrag im Büro angekommen ist.

    Ersetzt die App unsere Software für die Heizlastberechnung?

    Nein, und davon würden wir auch abraten. Die App erfasst die Aufnahmedaten strukturiert und übergibt sie an das Berechnungs- oder Planungstool, dem Sie bereits vertrauen; wo das Tool Import und Export unterstützt, fließen die Ergebnisse zurück ins Angebot.

    Können Sie die Wärmepumpen und Wechselrichter anbinden, die wir installieren?

    Wo der Hersteller eine Cloud-API oder einen Installateurzugang anbietet, ja – Verfügbarkeit und Bedingungen unterscheiden sich aber je nach Marke und Modell. Wir würden in der Discovery-Phase jeden Hersteller prüfen, den Sie verbauen, und die Monitoring-Funktionen auf das ausrichten, was tatsächlich zugänglich ist.

    Weitere Blueprints

    Sie planen etwas Ähnliches?

    30 Minuten mit den Entwicklern, die es umsetzen würden. Wir prüfen diesen Plan anhand Ihrer Situation: Umfang, Integrationen und Budget.